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Um escritório capaz de coletar dados sobre as atividades de seus ocupantes pode soar como algo tirado do livro "1984", de George Orwell, mas é muito menos assustador e muito mais útil do que você pensa, diz James Mitchell, da Regus, em conversa com Hannah Hudson
“Um dos grandes benefícios do espaço de trabalho flexível é que ele é flexível… Mas como sabemos de quanto espaço realmente precisamos?”, pergunta James Mitchell, diretor de Soluções de Negócios da Regus. “Você sabe como sua equipe realmente está usando as instalações? E sabe do que ela precisa? Não seria ótimo se você pudesse descobrir isso e melhorar o ambiente de trabalho?”
Mitchell está na Regus há quase uma década e agora administra o setor de engenharia de soluções do grupo de TI da empresa. Parte dessa missão envolve explorar como os dados coletados nos business centers da Regus podem ser usados para melhorar a experiência do espaço de trabalho para as empresas e seus funcionários.
"A coleta de dados é uma parte crítica do processo de engenharia e nos ajuda a entender de verdade as necessidades de nossos clientes", diz ele. "Não se trata de coletar dados como o consumo de xícaras de café para fornecer a quantia certa, em vez disso, trata-se de tentar identificar tendências e padrões mais amplos e usar as informações para capacitar empresas e funcionários".
Controle climático
Um exemplo simples é o monitoramento de volumes de tráfego de dados. "Ao medir o volume do uso de nossas conexões com a internet, podemos prever quando precisaremos de capacidade adicional", explica Mitchell. "Ao fazer isso, podemos garantir que todos tenham o melhor desempenho quando precisarem para que realmente possam trabalhar de forma eficaz."
Os dados podem ser úteis de outras maneiras; por exemplo, para tornar o ambiente do escritório mais confortável. “Muitos dos comentários que recebemos dos visitantes do centro têm a ver com problemas com a temperatura das salas”, diz Mitchell. "É por isso que estamos desenvolvendo um programa para essa análise, usando tecnologia de sensores no ambiente para ajudar a monitorar a temperatura e gerar relatórios."
Mitchell explica como um sistema conjunto pode funcionar no futuro: “Com sensores de temperatura em cada sala reportando a um sistema central, poderíamos usar esses dados para identificar problemas e corrigi-los antes que alguém percebesse.”
James Mitchell, diretor de Soluções de Negócios da Regus
Fácil de usar
A tecnologia de sensores também pode ser usada de outras formas. “Assim como no setor de varejo, poderíamos usar a detecção de presença e o rastreamento de calor para construir mapas de navegação que nos ajudariam a otimizar o projeto de configuração do escritório”, diz Mitchell.
Não há algo de invasivo em ter sensores em todo lugar? "O que devemos lembrar é que os dados coletados são sempre anônimos, e nunca personalizados", diz ele. “Queremos entender melhor o ambiente do escritório, por isso só coletamos o que é útil para esse propósito. Nosso objetivo é tornar o centro um ambiente melhor para as pessoas usarem.”
"Pense no seu carro", acrescenta ele. “Graças ao GPS, o fabricante sabe como você dirige, onde dirige, sua velocidade e outras informações. Ele não sabe que é você, nem está interessado nisso. Ele só quer saber o que ele pode fazer para que o carro funcione melhor, de maneira mais segura e confortável.”
Mitchell faz questão de enfatizar a importância de respeitar a privacidade dos usuários, especialmente desde que o RGPD entrou em vigor, em maio de 2018. "Acabamos de executar um grande programa para garantir que a Regus esteja em conformidade com as novas leis de dados da UE", diz ele. "E estamos analisando a melhor forma de aplicá-lo em todas as nossas operações globais, não apenas nos países impactados pela legislação. A privacidade é importante para todos nós, e queremos fazer mais do que apenas cumprir a legislação local.”
Escritórios melhores
No final das contas, afirma Mitchell, o resultado de toda essa coleta de dados é um ambiente de escritório superior no qual trabalhar. "Queremos entender como as pessoas estão usando nossos centros, para que possamos dar a elas mais daquilo que elas querem e menos daquilo que não precisam", diz ele. “Quando projetamos novos centros, poderíamos ajustar nossas configurações para refletir o que as pessoas realmente querem, talvez reduzindo o número de mesas e ampliando as áreas de lounge.
“Também poderíamos melhorar os business centers existentes. Além da temperatura, poderíamos monitorar os níveis de ruído e a intensidade das luzes e aplicar essas descobertas. Podemos, então, colocar defletores acústicos, tocar um ruído branco ou aumentar a iluminação em determinadas áreas, atendendo melhor às necessidades dos clientes.”
No futuro, os dados podem até ser usados para criar um espaço de trabalho completamente personalizado para cada pessoa. "Imagine chegar para trabalhar em um espaço ajustado exatamente como você gostaria", diz Mitchell. “A sala está na temperatura certa, a iluminação é perfeita, a rede está configurada para você e suas ferramentas de colaboração estão prontas para uso. Poderíamos até ter uma xícara de seu café favorito pronto para você."
"Esse é o poder real dos dados", acrescenta ele. "Quando manipulados de maneira responsável e correta, podem nos ajudar a encontrar modos de viver melhor."
Hannah Hudson é editora da revista Regus
