A troca de mensagens empresariais pode transformar seu negócio?

Produtividade

A troca de mensagens empresariais pode transformar seu negócio?

Tempo de leitura:  6 Minutos

Se você faz parte de uma equipe flexível ou remota, as plataformas de troca de mensagens empresariais, como Slack, Flock e Fuze, podem mudar completamente sua comunicação com os clientes e colegas. O jornalista de tecnologia James Day compartilha tudo o que você precisa saber

 

É como o WhatsApp, mas para comunicações empresariais internas. Resumindo, essa é a definição dos sistemas de mensagens empresariais. Em vez de ficar atolado em e-mails ou preso em reuniões longas, os aplicativos seguros de mensagens instantâneas aceleram a interação entre os membros da equipe e aumentam a produtividade.

Com a estimativa do setor de mensagens empresariais de que seus 5 milhões de usuários globais podem aumentar para 1 bilhão em dez anos (1), esse mercado em rápida expansão está prestes a se expandir. Há diversas opções de plataformas e tecnologias fantásticas, como inteligência artificial (IA), realidade aumentada (RA), internet das coisas (IoT) e realidade virtual (RV), todas prontas para desempenhar seu próprio papel. Veja aqui como lidar com essa situação nova e com perigos desconhecidos.

1. Por que pode ser a hora de trocar

Comunicação aberta e eficiente. É no que todas as empresas acreditam, mas nem sempre oferecem. Nosso caso de amor com o e-mail é compreensível, mas ele acaba com a produtividade se pensarmos em quantas mensagens são necessárias para agendar uma simples reunião. Agora, imagine uma conversa instantânea em tempo real com todos os colaboradores sobre determinado projeto: talvez você chegue à conclusão de que nem precisa da tal reunião.

A troca segura de mensagens empresariais não veio para substituir o e-mail. Em vez disso, veio para fornecer um atalho. Uma pesquisa do aplicativo de mensagens Flock, foi lançado em 2017 no Reino Unido, sugere que reduziu em até 70% o número de reuniões e e-mails dos usuários.

"O ecossistema empresarial cresceu, e as atividades do espaço de trabalho se tornaram muito mais colaborativas", diz Bhavin Turakhia, fundador bilionário do Flock. "É por isso que precisamos responder rapidamente a muitos desafios do espaço de trabalho. Está claro que as ferramentas que permitem que os usuários colaborem facilmente e em tempo real são a essenciais no momento."

2. A razão de todo esse alarde

As pessoas perdem 27 minutos de tempo produtivo diariamente (o que equivale a um dia inteiro por mês) devido a problemas de TI, sistemas lentos e equipamentos obsoletos (2). Por isso, qualquer ferramenta que ajude a simplificar os processos de trabalho diários é algo positivo.

Um serviço excelente de mensagens empresariais deve oferecer mais do que uma simples maneira conveniente de conversar. Para começar, ele deve funcionar perfeitamente em todas as plataformas, como desktop, laptop, smartphone e tablet. E deve incluir chamada de vídeo e voz.

O conteúdo digital deve ser fácil de compartilhar; por exemplo, arrastar e soltar um documento que normalmente seria anexado a um e-mail é uma maneira de simplificar isso. A integração com aplicativos externos como Dropbox, Trello, MailChimp e outros é útil, assim como o armazenamento seguro em nuvem com várias camadas de criptografia.

Por fim, o serviço precisa ser ajustável ao tamanho do negócio e não pode comprometer o desempenho se a equipe crescer. O Flock foi aderido pela empresa de gerenciamento global Accenture, pela fabricante de eletrônicos Ricoh e pela fabricante de canivetes suíços Victorinox, enquanto o Slack, ainda mais popular, é usado pela gigante de computadores IBM, pela emissora britânica ITV, pela Samsung, AirBnb e eBay, entre outras.

3. Líderes do bando

Como tudo deve ser ágil, não é de estranhar que os serviços mais procurados são os que têm nomes contendo expressões da moda. Fuze, Flock e Slack já estão estabelecidos e satisfazem todos os critérios mencionados acima. O trio é voltado a usuários finais e exige pouca preparação.

O Twilio, por outro lado, é destinado a programadores que procuram incorporar as mensagens em tempo real ao seu software. Tem também o Teamwire, usado por bancos e forças policiais na Alemanha, e o BroadSoft, adquirido recentemente pela Cisco Systems.

A liberdade dos softwares de código-fonte aberto pode ser especialmente atraente para quem trabalha com informações sigilosas, precisa manter as comunicações protegidas por firewall ou simplesmente não confia na nuvem e prefere usar um servidor local. Nesse caso, os serviços como Rocket.Chat, Mattermost ou Oneteam são a melhor opção. Caso contrário, é possível escolher entre os melhores que lutam por espaço. Na maioria dos casos, eles podem ser baixados e usados gratuitamente, oferecendo recursos premium pagos.

Não há dúvida de que a troca de mensagens em tempo real salvas na nuvem aumenta a produtividade. Por exemplo, imagine um novo membro da equipe que começa a trabalhar na empresa e precisa se adequar para acompanhar um projeto. Em vez de agendar reuniões demoradas, conferências telefônicas ou encaminhar montanhas de correspondências por e-mail, o histórico de conversas e os documentos compartilhados da equipe podem ser acessados instantaneamente para que o novo funcionário comece a trabalhar em pouco tempo.

4. O quarteto fantástico

As empresas Microsoft, Google, Amazon e Apple nunca ficariam para trás. O Microsoft Teams faz parte do Office 365, mas é possível integrá-lo a produtos que não são da Microsoft. A gigante da tecnologia considerou comprar o Slack por US$ 8 milhões, mas voltou atrás depois de Bill Gates supostamente ter feito lobby para o dinheiro ser gasto com o desenvolvimento do Skype for Business (consulte As redes sociais estão virando coisa séria).

O Google Jibe é descrito como um Serviço de Comunicação Rico (RCS, na sigla em inglês). Ele é bem parecido com os aplicativos de mensagens empresariais, mas é direcionado exclusivamente a usuários do Android. Por sua vez, o Amazon Anytime, que está em fase de desenvolvimento, será compatível com desktops e dispositivos móveis e é mais voltado ao consumidor.

O Business Chat da Apple é um novo recurso do iMessage que será lançado neste ano. A ideia é facilitar o contato dos clientes com as empresas, como bancos, para resolver problemas. Os benefícios para quem já utiliza o ecossistema da Apple são bastante óbvios, com sincronia entre todos os dispositivos iOS incluindo iPad, iPhone e Apple Watch. Também será possível iniciar conversas por meio de links no Safari, Maps, Spotlight e pela assistente de voz Siri.

Como a troca de mensagens empresariais pode transformar seu negócio

Cena da Altspace mostrando uma reunião entre avatares virtuais

 

5. As redes sociais estão virando coisa séria

O próprio WhatsApp é o favorito das pequenas empresas em mercados emergentes, e 80% dos pequenos negócios no Brasil e na Índia usam esse serviço. Com isso em mente, foi lançado o WhatsApp Business, que funciona como o Business Chat da Apple, o que possivelmente explica por que é exclusivo para Android no momento.

Outras plataformas para consumidores que estão se tornando empresariais são o Workplace do Facebook e o Skype for Business. O Workplace tem o mesmo visual e funcionalidades próprios do Facebook, mas restringe as publicações apenas entre colegas de trabalho e oferece alguns outros bons recursos de mensagens empresariais. O Skype for Business também troca amigos por colegas de trabalho. Ele se integra ao Office 365, mas acabará sendo incorporado ao Microsoft Teams, o que supostamente faz parte de um grande plano da gigante tecnológica de pressionar o Slack, a plataforma que o Microsoft Teams quase comprou.

A vantagem de usar plataformas conhecidas é que a equipe pode navegar sozinha de forma rápida, aumentando a produtividade. E o lado bom de transformar essas plataformas em empresariais, separando-se das contas de mensagens pessoais, é que não ficarão aparecendo distrações de "curtidas", "marcações" ou outras notificações durante o trabalho.

6. Internet das coisas e inteligência artificial

Imagine pedir para a Alexa da Amazon enviar uma mensagem para a equipe no Slack por meio do Echo Dot. A ascensão dos assistentes digitais residenciais inteligentes da internet das coisas possibilita a troca de mensagens de voz empresariais. Um uso um pouco mais espantoso da internet das coisas é o sistema de presença inteligente. Uma rápida passada do cartão em sua mesa confirma que você chegou ao trabalho e informa seus colegas imediatamente.

O aprendizado de máquina e a troca de mensagens por máquina são a base dos chatbots, mas os chatbots empresariais movidos a inteligência artificial conseguem realizar tarefas simples mais rapidamente, como encontrar informações, organizar reuniões, marcar ou alterar compromissos e coletar dados internos sobre a empresa. A implantação de um chatbot empresarial costumava ser uma tarefa exclusivamente de programadores, mas plataformas como ChattyPeople estão tornando tudo mais fácil.

7. Realidade virtual e realidade aumentada

Possivelmente as tecnologias mais interessantes dos produtos eletrônicos do momento, a realidade virtual e a realidade aumentada têm um papel a desempenhar no futuro da comunicação e colaboração empresarial. Com as duas tecnologias, encontrar uma sala de reunião física não é necessário, pois todos podem se encontrar no mundo digital estando em locais fisicamente diferentes.

O Windows Mixed Reality é o sistema de realidade virtual acessível da Microsoft. A empresa formou uma parceria com a Altspace para oferecer áreas de reunião virtual nas quais você e seus colegas são representados por avatares. A realidade aumentada funciona do mesmo jeito, com a diferença que os participantes aparecem como hologramas no mundo real, com todos os gráficos, apresentações e slides necessários. "Esses avanços farão com que as empresas globais se tornem mais conectadas, robustas e capazes de conquistar seus objetivos", diz Bhavin Turakhia do Flock.

Somando tudo isso, o resultado é um futuro animador para os aplicativos de mensagens empresariais, com várias tecnologias emergentes para dar seguimento ao avanço e iniciar uma era do trabalho flexível adequada ao século XXI. Qual você vai escolher para seu espaço de trabalho?

 


James Day é jornalista de tecnologia e mora no Reino Unido

Fontes:

(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs

(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017