Homem com laptop e nuvem sobre a cabeça

Produtividade

Cinco ferramentas essenciais para gerenciar equipes remotas

Há muitos aplicativos grátis ou de baixo custo que oferecem desde conversores de fuso horário até geradores de ideias para profissionais remotos, e que podem aumentar a produtividade, a eficiência e até mesmo a felicidade das equipes. Relatos do especialista em tecnologia James Day

 

Como gerenciar uma equipe que não está presente? Bem-vindo a um dos problemas gerados pelo crescimento do trabalho remoto. Felizmente, há um novo estilo de gerenciamento on-line, que ajuda a aproveitar completamente o potencial da equipe, como as cinco plataformas de gerenciamento remoto indicadas abaixo.

1. Box

O que é? Box é uma versão do Dropbox, Google Drive e Microsoft OneDrive voltada para empresas, que oferece colaboração segura de documentos centralizados em um único local on-line. Embora a maioria desses ofereça armazenamento criptografado na nuvem, o Box apresenta também alguns recursos inteligentes próprios.

O que ele pode fazer? Como não está vinculado ao Google ou à Microsoft, ele suporta qualquer tipo de arquivo que você enviar para sua equipe, sendo possível trabalhar colaborativamente em tempo real, sem sair da plataforma, o que, ironicamente, inclui uma integração com o Google Docs e o Office 365.

É possível voltar às versões anteriores, encontrar arquivos ocultos com uma pesquisa por palavra-chave baseada em metadados e, se um dispositivo móvel for perdido ou roubado, é possível fazer logoff e excluir dados remotamente, trazendo tranquilidade a marcas internacionais como Toyota, General Electric e LinkedIn, que utilizam a plataforma.

Desvantagens? O Plano Básico é restrito, com um requisito mínimo de três e máximo de dez usuários por conta. Não é possível carregar arquivos maiores que 5 GB, nem mesmo no plano mais avançado. No Plano Básico, o limite é de 2 GB, caindo para 250 MB no caso de contas gratuitas.

Você deve usá-lo?

O Box é ideal para empresas que procuram uma plataforma segura de armazenamento em nuvem pensada para empresas.

Logotipo do Box

2. Asana

O que é? Criado para monitorar o progresso de projetos, o aplicativo Asana se concentra na gestão de trabalho. Enquanto soluções como mensageiros empresariais agilizam a comunicação e serviços como o Box ajudam a equipe a colaborar, o Asana verifica se sua equipe está informada sobre tudo, independentemente da localização e do fuso horário.

O que ele pode fazer? Você adiciona ao aplicativo tarefas, equipes e prazos para que todos saibam quem está fazendo o quê e quando. Ele também é intencionalmente colorido, simples e divertido para que a equipe não fique estressada. "Nossa função é ajudar os líderes a entenderem onde sua atenção pode ser mais útil e no que eles devem se concentrar" disse o CEO do Asana e cofundador do Facebook, Dustin Moskovitz, à TechCrunch.

Avaliado em US$ 1,5 bilhões, o aplicativo inclui recursos de IA (inteligência artificial), prevendo o que o usuário precisa ver antes e priorizando tarefas com base em seus comportamentos anteriores. Entre os usuários estão a National Gallery de Londres, a gigante britânica dos supermercados Tesco, a Sony Music e a Uber, que usa o aplicativo para monitorar as expansões da cidade.

Desvantagens? O grande rival do aplicativo Asana neste espaço é o Trello e, embora o primeira tenha muito mais recursos quando se trata de planos pagos, a oferta gratuita do Trello é a melhor opção se você estiver procurando simplicidade e minimalismo.

Você deve usá-lo? O Asana é ideal para empresas que procuram se organizar completamente. Portanto, é adequado para pequenas empresas ou pequenas equipes dentro de empresas maiores. 

Logotipo do Asana

3. ProdPad

O que é? A gestão de produtos exige mais do que um roteiro bem concebido, e o ProdPad sabe disso. Em vez de fazer isso, a plataforma preenche este roteiro com contribuições inspiradoras oferecidas por você, sua equipe e até mesmo pelos seus clientes.

O que ele pode fazer? Um painel de controle simples e sucinto exibe as tarefas atuais, de curto prazo e futuras, enquanto pensamentos e ideias são apresentados assim que surgem. Desta forma, todos, até mesmo as partes interessadas, veem o que você está planejando e como você fará para alcançar seu objetivo, evitando ligações e-mails e reuniões desnecessárias.

O ProdPad chama isso de "gestão de ideias" e, além de permitir que a equipe faça uma votação, comente e envie suas ideias, você pode (prepare-se) obter a opinião de clientes de fora da organização… sabe aquelas pessoas que vão realmente comprar seus produtos?

Desvantagens? O recurso de opinião dos clientes do ProdPad pode ser uma fonte de problemas. Ele inevitavelmente incluirá muito ruído, possivelmente o deixará sobrecarregado e com dificuldade de acompanhar.

Você deve usá-lo? Se usá-lo, estará em boa companhia: Bose, Siemens, HP e Telefonica são alguns dos usuários desta ferramenta para envolver a equipe e gerar ideias. 

Logotipo do Prodpad

4. Figure it Out

O que é? Figure it Out (FIO) é um conversor de fuso horário que facilita o agendamento de reuniões e possibilita a colaboração entre membros de uma equipe global, ajuda a manter contato com a família ou a vencer o jet lag, se você estiver viajando.

O que ele pode fazer? Esta extensão gratuita para o Google Chrome ou sua versão para web, em alternativa, solicita que você insira diversas localizações, inclusive a sua, e defina uma cor para cada uma, que muda dependendo da hora do dia. Ele sinaliza até mesmo feriados nacionais e mudanças como horário de verão.

O Figure it Out adiciona uma aba fácil aos navegadores da web para você consultar durante o horário de trabalho, oferecendo um lembrete de onde você está e que horas são, para que você não ligue para algum cliente ou para seu cônjuge às duas da manhã. 

Desvantagens? Como o Figure It Out só funciona com um navegador, você precisa deixar o Chrome aberto para vê-lo, quando às vezes uma simples olhada em seu smartphone bastaria.

Você deve usá-lo? É uma solução simples para evitar constrangimentos e verificar se você está aproveitando as oportunidades de conversar com seus colegas enquanto estão todos acordados.

Logotipo do Figure it Out

5. Chimp or Champ

O que é? Chimp or Champ é um medidor semanal anônimo de felicidade que monitora a equipe para obter melhores resultados. Para aqueles que desejarem experimentar, é possível fazer uma avaliação gratuita.

O que ele faz? De acordo com a Mental Health Foundation, problemas de saúde mental são a principal causa de faltas por doença entre os funcionários no Reino Unido, custando aos empregadores £ 2,4 bilhões ao ano. Mas como saber se este é um problema em sua equipe, se isso não está relacionado ao local de trabalho? Com o Chimp or Champ, os funcionários recebem um e-mail na quinta-feira e têm 24 horas para expressarem seus sentimentos. O líder da equipe recebe um relatório na sexta-feira, com medidas sugeridas para aumentar a motivação da equipe. Seus criadores afirmam ter um índice de participação de 90%, e entre seus usuários está o Serviço Nacional de Saúde do Reino Unido (NHS).

Desvantagens?  Com relatórios às sextas-feiras, você corre o risco de sofrer mais pressão e levar isso para o final de semana. Veja se você conseguirá lidar com a possível ansiedade e se é possível esperar até segunda para tomar uma atitude.

Você deve usá-lo? É uma solução excelente para reduzir as ausências por doença, aumentar a produtividade e a motivação.

Logotipo do Chimpchamp


James Day é editor da revista Stuff, produtor associado do The Gadget Show e editor-chefe de tecnologia de design e arquitetura da Enki

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