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Produtividade

Cinco ferramentas essenciais para gerenciar equipes remotas

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Há muitos aplicativos grátis ou de baixo custo que oferecem desde conversores de fuso horário até geradores de ideias para profissionais remotos, e que podem aumentar a produtividade, a eficiência e até mesmo a felicidade das equipes. Relatos do especialista em tecnologia James Day

 

Como gerenciar uma equipe que não está presente? Bem-vindo a um dos problemas gerados pelo crescimento do trabalho remoto. Felizmente, há um novo estilo de gerenciamento on-line, que ajuda a aproveitar completamente o potencial da equipe, como as cinco plataformas de gerenciamento remoto indicadas abaixo.

1. Box

O que é? Box é uma versão do Dropbox, Google Drive e Microsoft OneDrive voltada para empresas, que oferece colaboração segura de documentos centralizados em um único local on-line. Embora a maioria desses ofereça armazenamento criptografado na nuvem, o Box apresenta também alguns recursos inteligentes próprios.

O que ele pode fazer? Como não está vinculado ao Google ou à Microsoft, ele suporta qualquer tipo de arquivo que você enviar para sua equipe, sendo possível trabalhar colaborativamente em tempo real, sem sair da plataforma, o que, ironicamente, inclui uma integração com o Google Docs e o Office 365.

É possível voltar às versões anteriores, encontrar arquivos ocultos com uma pesquisa por palavra-chave baseada em metadados e, se um dispositivo móvel for perdido ou roubado, é possível fazer logoff e excluir dados remotamente, trazendo tranquilidade a marcas internacionais como Toyota, General Electric e LinkedIn, que utilizam a plataforma.

Desvantagens? O Plano Básico é restrito, com um requisito mínimo de três e máximo de dez usuários por conta. Não é possível carregar arquivos maiores que 5 GB, nem mesmo no plano mais avançado. No Plano Básico, o limite é de 2 GB, caindo para 250 MB no caso de contas gratuitas.

Você deve usá-lo?

O Box é ideal para empresas que procuram uma plataforma segura de armazenamento em nuvem pensada para empresas.

Logotipo do Box

2. Asana

O que é? Criado para monitorar o progresso de projetos, o aplicativo Asana se concentra na gestão de trabalho. Enquanto soluções como mensageiros empresariais agilizam a comunicação e serviços como o Box ajudam a equipe a colaborar, o Asana verifica se sua equipe está informada sobre tudo, independentemente da localização e do fuso horário.

O que ele pode fazer? Você adiciona ao aplicativo tarefas, equipes e prazos para que todos saibam quem está fazendo o quê e quando. Ele também é intencionalmente colorido, simples e divertido para que a equipe não fique estressada. "Nossa função é ajudar os líderes a entenderem onde sua atenção pode ser mais útil e no que eles devem se concentrar" disse o CEO do Asana e cofundador do Facebook, Dustin Moskovitz, à TechCrunch.

Avaliado em US$ 1,5 bilhões, o aplicativo inclui recursos de IA (inteligência artificial), prevendo o que o usuário precisa ver antes e priorizando tarefas com base em seus comportamentos anteriores. Entre os usuários estão a National Gallery de Londres, a gigante britânica dos supermercados Tesco, a Sony Music e a Uber, que usa o aplicativo para monitorar as expansões da cidade.

Desvantagens? O grande rival do aplicativo Asana neste espaço é o Trello e, embora o primeira tenha muito mais recursos quando se trata de planos pagos, a oferta gratuita do Trello é a melhor opção se você estiver procurando simplicidade e minimalismo.

Você deve usá-lo? O Asana é ideal para empresas que procuram se organizar completamente. Portanto, é adequado para pequenas empresas ou pequenas equipes dentro de empresas maiores. 

Logotipo do Asana

3. ProdPad

O que é? A gestão de produtos exige mais do que um roteiro bem concebido, e o ProdPad sabe disso. Em vez de fazer isso, a plataforma preenche este roteiro com contribuições inspiradoras oferecidas por você, sua equipe e até mesmo pelos seus clientes.

O que ele pode fazer? Um painel de controle simples e sucinto exibe as tarefas atuais, de curto prazo e futuras, enquanto pensamentos e ideias são apresentados assim que surgem. Desta forma, todos, até mesmo as partes interessadas, veem o que você está planejando e como você fará para alcançar seu objetivo, evitando ligações e-mails e reuniões desnecessárias.

O ProdPad chama isso de "gestão de ideias" e, além de permitir que a equipe faça uma votação, comente e envie suas ideias, você pode (prepare-se) obter a opinião de clientes de fora da organização… sabe aquelas pessoas que vão realmente comprar seus produtos?

Desvantagens? O recurso de opinião dos clientes do ProdPad pode ser uma fonte de problemas. Ele inevitavelmente incluirá muito ruído, possivelmente o deixará sobrecarregado e com dificuldade de acompanhar.

Você deve usá-lo? Se usá-lo, estará em boa companhia: Bose, Siemens, HP e Telefonica são alguns dos usuários desta ferramenta para envolver a equipe e gerar ideias. 

Logotipo do Prodpad

4. Figure it Out

O que é? Figure it Out (FIO) é um conversor de fuso horário que facilita o agendamento de reuniões e possibilita a colaboração entre membros de uma equipe global, ajuda a manter contato com a família ou a vencer o jet lag, se você estiver viajando.

O que ele pode fazer? Esta extensão gratuita para o Google Chrome ou sua versão para web, em alternativa, solicita que você insira diversas localizações, inclusive a sua, e defina uma cor para cada uma, que muda dependendo da hora do dia. Ele sinaliza até mesmo feriados nacionais e mudanças como horário de verão.

O Figure it Out adiciona uma aba fácil aos navegadores da web para você consultar durante o horário de trabalho, oferecendo um lembrete de onde você está e que horas são, para que você não ligue para algum cliente ou para seu cônjuge às duas da manhã. 

Desvantagens? Como o Figure It Out só funciona com um navegador, você precisa deixar o Chrome aberto para vê-lo, quando às vezes uma simples olhada em seu smartphone bastaria.

Você deve usá-lo? É uma solução simples para evitar constrangimentos e verificar se você está aproveitando as oportunidades de conversar com seus colegas enquanto estão todos acordados.

Logotipo do Figure it Out

5. Chimp or Champ

O que é? Chimp or Champ é um medidor semanal anônimo de felicidade que monitora a equipe para obter melhores resultados. Para aqueles que desejarem experimentar, é possível fazer uma avaliação gratuita.

O que ele faz? De acordo com a Mental Health Foundation, problemas de saúde mental são a principal causa de faltas por doença entre os funcionários no Reino Unido, custando aos empregadores £ 2,4 bilhões ao ano. Mas como saber se este é um problema em sua equipe, se isso não está relacionado ao local de trabalho? Com o Chimp or Champ, os funcionários recebem um e-mail na quinta-feira e têm 24 horas para expressarem seus sentimentos. O líder da equipe recebe um relatório na sexta-feira, com medidas sugeridas para aumentar a motivação da equipe. Seus criadores afirmam ter um índice de participação de 90%, e entre seus usuários está o Serviço Nacional de Saúde do Reino Unido (NHS).

Desvantagens?  Com relatórios às sextas-feiras, você corre o risco de sofrer mais pressão e levar isso para o final de semana. Veja se você conseguirá lidar com a possível ansiedade e se é possível esperar até segunda para tomar uma atitude.

Você deve usá-lo? É uma solução excelente para reduzir as ausências por doença, aumentar a produtividade e a motivação.

Logotipo do Chimpchamp


James Day é editor da revista Stuff, produtor associado do The Gadget Show e editor-chefe de tecnologia de design e arquitetura da Enki

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