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From time-zone converters to idea generators, there are many options for remote workers that can increase a team’s productivity, efficiency and even happiness. Tech expert James Day reports
Como gerenciar uma equipe que não está presente? Bem-vindo a um dos problemas gerados pelo crescimento do trabalho remoto. Felizmente, há um novo estilo de gerenciamento on-line, que ajuda a aproveitar completamente o potencial da equipe, como as cinco plataformas de gerenciamento remoto indicadas abaixo.
1. Box
O que é? Box é uma versão do Dropbox, Google Drive e Microsoft OneDrive voltada para empresas, que oferece colaboração segura de documentos centralizados em um único local on-line. Embora a maioria desses ofereça armazenamento criptografado na nuvem, o Box apresenta também alguns recursos inteligentes próprios.
O que ele pode fazer? Como não está vinculado ao Google ou à Microsoft, ele suporta qualquer tipo de arquivo que você enviar para sua equipe, sendo possível trabalhar colaborativamente em tempo real, sem sair da plataforma, o que, ironicamente, inclui uma integração com o Google Docs e o Office 365.
É possível voltar às versões anteriores, encontrar arquivos ocultos com uma pesquisa por palavra-chave baseada em metadados e, se um dispositivo móvel for perdido ou roubado, é possível fazer logoff e excluir dados remotamente, trazendo tranquilidade a marcas internacionais como Toyota, General Electric e LinkedIn, que utilizam a plataforma.
Downsides? ProdPad’s functionalities are not always as intuitive as they could be, potentially leaving you overwhelmed and finding it hard to navigate.
Você deve usá-lo?
O Box é ideal para empresas que procuram uma plataforma segura de armazenamento em nuvem pensada para empresas.
2. Asana
O que é? Criado para monitorar o progresso de projetos, o aplicativo Asana se concentra na gestão de trabalho. Enquanto soluções como mensageiros empresariais agilizam a comunicação e serviços como o Box ajudam a equipe a colaborar, o Asana verifica se sua equipe está informada sobre tudo, independentemente da localização e do fuso horário.
O que ele pode fazer? Você adiciona ao aplicativo tarefas, equipes e prazos para que todos saibam quem está fazendo o quê e quando. Ele também é intencionalmente colorido, simples e divertido para que a equipe não fique estressada. "Nossa função é ajudar os líderes a entenderem onde sua atenção pode ser mais útil e no que eles devem se concentrar" disse o CEO do Asana e cofundador do Facebook, Dustin Moskovitz, à TechCrunch.
Avaliado em US$ 1,5 bilhões, o aplicativo inclui recursos de IA (inteligência artificial), prevendo o que o usuário precisa ver antes e priorizando tarefas com base em seus comportamentos anteriores. Entre os usuários estão a National Gallery de Londres, a gigante britânica dos supermercados Tesco, a Sony Music e a Uber, que usa o aplicativo para monitorar as expansões da cidade.
Desvantagens? O grande rival do aplicativo Asana neste espaço é o Trello e, embora o primeira tenha muito mais recursos quando se trata de planos pagos, a oferta gratuita do Trello é a melhor opção se você estiver procurando simplicidade e minimalismo.
Você deve usá-lo? O Asana é ideal para empresas que procuram se organizar completamente. Portanto, é adequado para pequenas empresas ou pequenas equipes dentro de empresas maiores.
3. ProdPad
O que é? A gestão de produtos exige mais do que um roteiro bem concebido, e o ProdPad sabe disso. Em vez de fazer isso, a plataforma preenche este roteiro com contribuições inspiradoras oferecidas por você, sua equipe e até mesmo pelos seus clientes.
O que ele pode fazer? Um painel de controle simples e sucinto exibe as tarefas atuais, de curto prazo e futuras, enquanto pensamentos e ideias são apresentados assim que surgem. Desta forma, todos, até mesmo as partes interessadas, veem o que você está planejando e como você fará para alcançar seu objetivo, evitando ligações e-mails e reuniões desnecessárias.
O ProdPad chama isso de "gestão de ideias" e, além de permitir que a equipe faça uma votação, comente e envie suas ideias, você pode (prepare-se) obter a opinião de clientes de fora da organização… sabe aquelas pessoas que vão realmente comprar seus produtos?
Desvantagens? O recurso de opinião dos clientes do ProdPad pode ser uma fonte de problemas. Ele inevitavelmente incluirá muito ruído, possivelmente o deixará sobrecarregado e com dificuldade de acompanhar.
Você deve usá-lo? Se usá-lo, estará em boa companhia: Bose, Siemens, HP e Telefonica são alguns dos usuários desta ferramenta para envolver a equipe e gerar ideias.
4. FIO
What is it? FIO is a time-zone tackler, making it easier to schedule meetings and work collaboratively with a global workforce, or keep in touch with family and beat jet lag if you’re travelling.
O que ele pode fazer? Esta extensão gratuita para o Google Chrome ou sua versão para web, em alternativa, solicita que você insira diversas localizações, inclusive a sua, e defina uma cor para cada uma, que muda dependendo da hora do dia. Ele sinaliza até mesmo feriados nacionais e mudanças como horário de verão.
FIO adds an easy tab to web browsers to refer back to when you’re working and offers a timely reminder of where you are and what time it is, so you don’t call clients – or your partner – at two in the morning.
Downsides? As FIO only works with a web browser, it means you’ll always need to have Chrome open to see it when sometimes a glance at your smartphone could suffice.
Você deve usá-lo? É uma solução simples para evitar constrangimentos e verificar se você está aproveitando as oportunidades de conversar com seus colegas enquanto estão todos acordados.
5. HappyMeter
What is it? HappyMeter is an anonymous weekly happiness meter checking in on staff to drive better results. A free trial exists for those who want to give it a go.
What does it do? According to the Mental Health Foundation, poor mental health is the leading cause of staff sick days in the UK, costing employers £2.4bn per year. But how do you tell if your team is troubled if it’s not workplace-based? With HappyMeter, employees receive a Thursday email with 24 hours to express their feelings, and the team leader receives a Friday report with suggested actions for improving morale. Its creators claim a 90 per cent participation rate, with users including the UK’s National Health Service.
Desvantagens? Com relatórios às sextas-feiras, você corre o risco de sofrer mais pressão e levar isso para o final de semana. Veja se você conseguirá lidar com a possível ansiedade e se é possível esperar até segunda para tomar uma atitude.
Você deve usá-lo? É uma solução excelente para reduzir as ausências por doença, aumentar a produtividade e a motivação.
James Day é editor da revista Stuff, produtor associado do The Gadget Show e editor-chefe de tecnologia de design e arquitetura da Enki
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