A man with man hands at a desk

Produtividade

O mito da multitarefa: como realmente concluir tarefas

Desempenhar várias tarefas ao mesmo tempo pode parecer eficiente, mas talvez seja o contrário. Matthew Jenkin descreve alguns métodos alternativos de trabalhar, nos quais é preciso se concentrar em uma tarefa por vez, resultando em uma força de trabalho mais feliz e produtiva

 

O empresário britânico Carl Reader achava que havia consistência na forma de trabalhar em sua empresa de contabilidade, a D&T. Por isso, ficou chocado ao descobrir que os membros da equipe levavam tempos bem diferentes para completar as mesmas tarefas. Será que alguns desses funcionários simplesmente eram três vezes mais lentos do que os outros? Ou será que havia algo influenciando esses tempos? Carl decidiu investigar.

O que ele descobriu foi que as pessoas que demoravam mais eram as que realizam mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Elas respondiam e-mails, solicitações de redes sociais e telefonemas enquanto trabalhavam em um projeto maior.

“Esses profissionais sofriam com o efeito de parar e retomar(1) tarefas”, afirma Carl. “Quando eles interrompiam um trabalho para concluir outra tarefa menos importante, levavam até meia hora para voltar ao ritmo, depois de terem se distraído por alguns minutos. É aí que acontecia a perda de tempo.”

Trabalhar no modo multitarefa é visto praticamente como uma necessidade no mundo moderno. A capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo, mesmo que seja algo aparentemente simples, como enviar e receber mensagens, é aceita como natural. Porém, a crença de que se envolver em várias tarefas ao mesmo tempo significa maior produtividade é um mito.

Uma pesquisa da American Psychological Association(2) mostra que aquilo que consideramos multitarefa é ineficaz e ineficiente, uma vez que o termo multitarefa é um nome inadequado. Em seu livro, The Myth of Multitasking, Dave Crenshaw explica: “Quando a maioria das pessoas fala em multitarefas, na verdade, quer dizer alternância de tarefas. Não importa como é feito: alternar rapidamente entre duas coisas não é muito eficiente ou eficaz”.

Não só é demorado, como também pode afetar sua capacidade mental de modo prejudicial. Um estudo de Stanford(3) revelou que as pessoas multitarefas têm um desempenho pior e menos atenção. Experiências demonstraram(4) que, quando você muda sua atenção de uma tarefa para outra, um pouco da sua mente ainda está focado na tarefa anterior. Cada vez que você volta, tem que se lembrar do que estava fazendo, enquanto lida simultaneamente com a leve distração da outra tarefa. Isso pode aumentar o esforço cognitivo.

Outros estudos(5) estudos revelam que realizar várias tarefas simultaneamente leva até 40% mais tempo do que realizar as mesmas tarefa uma de cada vez. De fato, Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, descobriu que precisamos de 25 minutos(6) para retornar a uma tarefa da qual nos distraímos.

Então, se o modo multitarefa não está funcionando, qual é a solução?

1. Monitorar e planejar

Carl Reader sugere dedicar alguns dias a monitorar cuidadosamente o que você faz em um dia típico. “Ao gastar tempo anotando as tarefas em que eu estava trabalhando, ficou mais fácil ver o pouco tempo que eu estava focando no que era realmente importante”, diz ele.

Com esse conhecimento em mente, Carl começou a planejar bem seus dias, para fazer o tempo render. "Em vez de deixar meus dias me moldarem, eu moldei meus dias", explica. “Hoje, todas as noites, planejo detalhadamente os horários para realizar tarefas específicas no dia seguinte, e deixo algum tempo livre para outras coisas. Desde que comecei a fazer isso, sempre me impressiono com o quanto consigo realizar”.

Um cronômetro em um fundo vermelho

Pare de ser uma pessoa multitarefa e recupere tempo valioso todos os dias

 

2. Torne-se um “oportunista de tarefas”

Em um artigo para a Forbes(7), Shani Harmon e Renée Cullinan aconselham as pessoas a pararem de tentar fazer tudo de uma vez e, em vez disso, se tornarem oportunistas de tarefas, aproveitando as oportunidades para realizar as tarefas de acordo com o tempo que elas levam para ser concluídas.

Primeiro, elas sugerem que você classifique suas pendências em três “baldes” (pequeno, médio e grande) com base no tempo que cada uma levará para ser concluída. Com essa informação, você pode otimizar seu dia para alcançar o máximo de produtividade.

O balde pequeno (todas as tarefas que levam 15 minutos ou menos, como responder a e-mails) pode ser concluído rapidamente em breves brechas entre outras atividades.

O balde médio (que contém tarefas que exigem um pouco de foco e concentração, mas que ainda são relativamente moderadas) pode ser resolvido quando uma reunião é cancelada de repente ou quando seu voo está atrasado.

O balde grande (que envolve tarefas que exigem uma quantidade significativa de foco, por exemplo, redigir um documento de estratégia ou analisar dados) requer que você reserve um período de tempo considerável em sua programação.

Como Shani e Renée sugerem, a realização de pequenas e médias tarefas em períodos breves permite um foco ainda maior nos itens grandes, que normalmente são os mais importantes.

3. Divida seu dia em blocos

A especialista em produtividade Marianne Page sugere que a verdadeira produtividade ocorre quando dividimos nosso dia em blocos de tempo. Por exemplo, 90 minutos com uma pequena pausa entre cada bloco. Atribuímos uma tarefa, parte de um projeto ou área de negócios a cada período de tempo, e não podemos nos desviar dessas tarefas pelo tempo que determinamos.

"Primeiro, você planeja o seu dia com antecedência. Em algum lugar, inconscientemente, você sabe o que vai fazer e tem um limite de tempo para cada período. Assim, você começa a planejar mentalmente", explica Marianne. "O intervalo entre os períodos de tempo permite recarregar e mudar seu foco para a próxima tarefa ou área dos negócios".

4. Adote a técnica Pomodoro

Esta técnica divide as tarefas em blocos pequenos, geralmente de 25 minutos cada, com um intervalo entre eles. É uma técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida por Francesco Cirillo no final da década de 1980. Enquanto estava na universidade, Francesco tinha dificuldade em usar o tempo de estudo de maneira eficiente. Conta-se que ele usou um temporizador de cozinha em forma de tomate (que deu o nome ao método), definiu alguns minutos e estudou intensamente por aquele curto período. Depois, ele se permitiu uma pausa.

Funcionou. Como resultado, ele descobriu que era capaz de se concentrar melhor e conseguir concluir mais tarefas. Esse método simples, mas eficaz, gerou muitos aplicativos, como o Marinara Timer(8) e o PomoDone(9), sendo que ambos oferecem temporizadores fáceis de usar para ajudá-lo a dominar a técnica.

5. Vá fundo

Desenvolver sua força de vontade é outra habilidade com bons resultados de produtividade. Em seu best-seller do Wall Street, Deep Work, o escritor e professor Cal Newport celebra o poder concentrar totalmente nossa total atenção em uma tarefa.

Ele chama a capacidade de realizar um trabalho profundo de "o superpoder do século XXI", e a define como "atividades profissionais realizadas em um estado de concentração sem distrações que levam suas capacidades cognitivas ao limite. Esses esforços criam novo valor, melhoram suas habilidades e são difíceis de replicar".

Cal propõe quatro princípios para o trabalho profundo: cultivar um espaço isolado e um período de tempo para trabalhar sem distrações, desligar as redes sociais, resistir à vontade de mudar de tarefa quando ficar entediado e “minimizar as superficialidades”, ou seja, diminuir a quantidade de tempo que você gasta em tarefas menores.

O que torna essa técnica interessante é que não é uma abordagem de tudo ou nada, já que você não precisa se livrar completamente da distração. Em vez disso, a ideia é se livrar completamente apenas quando você estiver envolvido em um trabalho profundo.

6. Seja mais caçador

Há também o Método do Caçador, criado por Aytekin Tank, o fundador da JotForm, que desenvolve softwares de criação de formulários on-line. Mark Twain certa vez recomendou "comer o maior sapo pela manhã", uma analogia sobre começar o dia enfrentando a tarefa que você menos quer fazer. Aytekin leva a recomendação além, e sugere concentrar-se apenas em uma tarefa por dia, fazendo dela seu objetivo.

Como Lila MacLellan escreve em um artigo para o Quartz(10): "O que você precisa fazer é escolher uma tarefa que será o foco do seu dia, mesmo que não leve o dia inteiro para concluí-la. Escreva esse item em um post-it, cole-o em seu notebook e trate-o como a prioridade do dia. Olhe para o post-it quando sua mente começar a se distrair com mensagens de texto, roupas que você precisa buscar na lavanderia ou qualquer uma das coisas inoportunas que as pessoas pensam quando deveriam estar trabalhando."

A técnica de Aytekin é inspirada nas primeiras táticas de sobrevivência humana. “Se a caçada fosse bem-sucedida no dia, a família do caçador teria alimento. Caso contrário, não teriam o que comer. Era simples assim”, escreve ele(11). "Não havia tempo para verificar e-mails, participar de reuniões que levariam muito tempo ou enviar e-mails de acompanhamento. E, certamente, não havia tempo para fazer uma lista de tarefas."

 


Matthew Jenkin é jornalista dos EUA e ex-editor do Guardian Careers, site da comunidade do jornal The Guardian para pessoas que procuram empregos e que desejam trocar de carreira

Fontes:

(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up

(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/

(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399

(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx

(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0

(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361

(8) https://www.marinaratimer.com/

(9) https://pomodoneapp.com/

(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/

(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/