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Ao desenvolver planos de continuidade de negócios, os gerentes de escritórios, líderes de TI e as equipes de risco agora têm uma nova opção: o espaço de trabalho flexível
De acordo com um estudo global recente da Regus, espantosos 73% dos entrevistados disseram que as soluções de espaços de trabalho flexíveis ajudaram a reduzir riscos que poderiam ameaçar o fluxo das operações empresariais.
De acordo com Joe Sullivan, Diretor Geral de Planos de Contingência da Regus, “o espaço de trabalho flexível se tornou a escolha preferida para quando as empresas estabelecem ou atualizam os planos de continuidade de negócios.”
“Hoje, não presumimos que as coisas ruins acontecem só com as outras pessoas,” observa Sullivan. E isso é verdade pois, de acordo com o Relatório Global de Riscos do WEF de 2019, “eventos climáticos extremos” foram citados como o risco número um enfrentados pelos países do mundo todo, seguidos de desastres naturais, fraude de dados e ataques cibernéticos.
Empresas que pensam diferente sobre “desastres”
Em 2018, houve mais de 2.000 solicitações de soluções de Planos de Contingência da Regus no mundo todo. Sullivan credita isso à maior conscientização de que até mesmo incidentes aparentemente pequenos podem prejudicar gravemente as operações empresariais.
“Um desastre não precisa significar uma enchente ou uma erupção vulcânica”, diz Sullivan. “Alguns dos maiores problemas enfrentados pelos nossos clientes estão muito mais próximos do que imaginamos e podem causar impactos significativos, como:
- danos causados por fumaça ou incêndio
- cano estourado ou vazamento de água
- ataque cibernético
“Com uma solução de plano de contingência definida antecipadamente, há uma chance muito maior de sair totalmente ileso do problema.”
Planos personalizados
Então, como funciona um plano de contingência?
Há três abordagens diferentes:
- Reserva permanente – espaço de trabalho de contingência em um centro específico, ideal para 5% dos principais funcionários de uma empresa
- Pronto em um dia – espaço de trabalho de contingência em qualquer centro da Regus, recomendado para 20% dos funcionários e disponível em um dia útil
- Espaço de trabalho de emergência para todos – espaço de trabalho de contingência sob demanda, em dois dias úteis em qualquer centro da Regus
“Há dois pontos importantes a serem lembrados”, diz Sullivan. “Desenvolvemos soluções personalizadas de acordo com o orçamento de cada cliente, para ter uma rede ampla e global que ofereça a possibilidade de escolha às empresas e nos permita satisfazer suas principais necessidades operacionais.”
“Conseguir recuperar as operações na mesma área da empresa atual, ou em um local próximo, é um grande adicional para os clientes, principalmente porque nossas instalações estão prontas para receber clientes e visitantes desde o primeiro dia.”
Entrega sem desculpas
Há três anos, a Regus oferece à varejista global Marks & Spencer um plano de contingência em que a equipe tem acesso aos centros da Regus no mundo todo, caso não possam usar os escritórios normais devido a interrupções como desastres naturais, crises políticas ou ataques cibernéticos.
Em 2018, quando uma série de protestos sindicais no Camboja ocorreu perto de um dos escritórios de apoio da Marks & Spencer, a M&S realocou a equipe para escritórios seguros nos centros da Regus, onde as instalações e os equipamentos de armazenamento já haviam sido preparados.
John Frost, Chefe de continuidade de negócios da M&S, disse: “Adotar o plano de contingência da Regus fez parte da nossa mudança empresarial interna, a fim de nos tornarmos mais ágeis. Nossa abordagem de localidades múltiplas supera os desafios que enfrentamos no mundo moderno.”
Essencial para operações internacionais
A Education Payroll, empresa com sede na Nova Zelândia, procurou a Regus para solicitar um plano de continuidade de negócios, pois estava se reestruturando para se tornar uma empresa internacional de gerenciamento de folhas de pagamento. O objetivo final? Garantir que o gasto anual de US$ 4,4 bilhões, equivalente aos salários dos professores, fosse pago dentro do prazo a cada 15 dias e sem falhas, mesmo em caso de crise.
“Nosso plano permite nos instalarmos em qualquer escritório equipado em toda a Nova Zelândia dentro de 24 horas”, explica Arlene White, Diretora Executiva. “Pagamos uma taxa anual para garantir que possamos cumprir nossas promessas aos profissionais que dependem de nós para receberem o salário.”
“Desastres locais realmente acontecem e, se as empresas não estiverem preparadas, elas ficarão perdidas procurando qualquer lugar operacional que encontrarem, a qualquer custo.”
O contrato da Education Payroll concede segurança operacional à empresa por 1/10 do custo dos espaços de contingência tradicionais.
E quando os fornecedores são testados?
Ninguém está imune aos desastres, Joe Sullivan logo destaca. “A Regus é uma fornecedora ganhadora de prêmios, com um histórico comprovado no oferecimento de suporte ano após ano. E sim, as instalações da empresa já foram atingidas por desastres!”
Em setembro de 2018, a Regus enfrentou sua própria emergência quando o furacão Florence afetou vários centros dos EUA na Carolina do Norte, Carolina do Sul e Virgínia.
Kristi Bonner, vice-presidente da área da Carolina do Norte, explica: “A destruição causada pelo furacão Florence foi sentida por muitas pessoas: colegas, clientes, amigos e familiares.”
“Leais ao espírito de parceria, as equipes da Regus em toda a América do Norte entraram em cena para ajudar aqueles que estavam no caminho direto dessa tempestade desastrosa. Recuperamos nossas instalações, nossos clientes e conseguimos ajudar outras pessoas.”
Conclusão
Devido às vulnerabilidades óbvias da maioria dos sistemas de TI e das operações empresariais em geral, as empresas estão percebendo os benefícios de separar um tempo e um orçamento para elaborar os mais básicos planos de continuidade de negócios.
Antigamente, a escolha do parceiro se limitava a um fornecedor com apenas uma localidade fixa. Agora que os fornecedores de espaços de trabalho flexíveis entraram em cena, as empresas podem adotar uma estratégia de contingência de localidade em qualquer lugar e a qualquer hora. Resumindo: se a rede de uma empresa ficar comprometida, ela pode usar a rede de espaços flexíveis do fornecedor e, nesse caso, a Regus tem 3.000 locais no mundo todo.
Portanto, é compreensível que os gerentes de risco e os líderes de continuidade de negócios estejam dando mais atenção do que nunca aos portfólios de propriedades, explorando como podem adicionar espaços de trabalho flexíveis aos serviços oferecidos.
Interessado em usar um espaço de trabalho flexível como parte do seu plano de continuidade de negócios? Acesse nossa página de Plano de Contingência para obter mais informações.
