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A tecnologia está disponível, porém, por algum motivo, muitas teleconferências geram mais problemas do que benefícios. Matthew Jenkin explica como fazer as teleconferências trabalharem a seu favor
Muitas pessoas não gostam de teleconferências, mas com cada vez mais empresas aderindo ao trabalho remoto, elas provavelmente continuarão sendo importantes nas vidas dos colaboradores. As teleconferências são ótimas para a comunicação com equipes remotas, mas também podem ser uma das maiores ameaças à produtividade.
As pessoas falam ao mesmo tempo, os raciocínios não são concluídos e é fácil se distrair. Uma pesquisa da Intercall(1) descobriu que a maioria dos profissionais (65% deles) sempre divide a atenção com outras tarefas durante as teleconferências. Mais da metade das pessoas aproveita para comer, pouco menos da metade delas vai ao banheiro, uma em cinco faz compras, uma em onze se exercita e 6% das pessoas participam de outras ligações ao mesmo tempo.
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O dia e a hora são fatores realmente importantes
Achar um horário disponível para uma teleconferência na agenda de todos pode ser um problema, principalmente em equipes com colaboradores remotos de diferentes países e fusos horários. No entanto, as pesquisas mostram que marcar a teleconferência para o momento certo é fundamental para o melhor aproveitamento.
O momento de maior produtividade acontece pela manhã. Segundo o cientista comportamental Dan Ariely(3), o pico da produtividade é alcançado entre 9h e 11h. Quanto mais tarde a reunião, menor a capacidade de tomar decisões e consolidar ideias(4).
Os dados também sugerem que o dia da semana escolhido para a teleconferência influencia na taxa de sucesso. Parece que as terças-feiras são a melhor opção(5), pois a semana ainda está começando e há tempo suficiente para colocar as decisões em prática. Além disso, logo após o fim de semana a equipe está um pouco mais disposta e não tão esgotada quanto no final da semana.
Defina a pauta
Pode parecer óbvio, mas uma forma de manter o interesse dos participantes na teleconferência é definir a pauta com antecedência e divulgá-la com o convite para a participação. “Apresentando mais detalhes sobre o assunto, explicando por que ele é importante e indicando quem precisa falar, diminui-se a possibilidade de devaneios”, explica Chris Ogle, gerente de desenvolvimento comercial da Flow Digital, responsável por realizar teleconferências com uma certa regularidade para debater a estratégia on-line.
Andrew Dipper, chefe de conteúdo e marketing de pesquisa da empresa de recrutamento para o setor de tecnologia Anderson Frank(6), concorda. Ele acrescenta que os participantes devem saber com antecedência como ingressar na teleconferência, qual será a pauta e como eles devem contribuir. Indique quem será responsável por fazer anotações, se houver, e o que se espera dessa pessoa durante e após a teleconferência. Geralmente, as teleconferências de última hora são um desastre, pois ninguém tem tempo hábil para se preparar, tornando difícil fazer contribuições úteis.
Conheça os participantes
A teleconferência pode ter participantes espalhados pelos quatro cantos do mundo, mas as relações estabelecidas entre eles antes e durante as teleconferências ajudam a diminuir possíveis desconfortos. Em um blog(7) sobre o gerenciamento de equipes remotas, o jornalista Butch Ward afirma que tenta encontrar as pessoas da sua equipe pessoalmente sempre que possível, apesar das longas viagens necessárias para isso.
Obviamente, se isso não for possível, tente pelo menos saber um pouco mais sobre os participantes durante as teleconferências. Segundo Butch, fazer as pessoas anunciarem que estão presentes no começo da conferência ajuda a imaginar como seria se todos estivessem sentados à mesma mesa e a fazer uma lista de presença para garantir que todos tenham a sua vez de falar.
Keith Ferrazzi, CEO da empresa de consultoria Ferrazzi Greenlight(8), sugere que os organizadores reservem alguns minutos no início das teleconferências para que “todos falem um pouco sobre algo que está acontecendo em suas vidas, seja pessoal ou profissionalmente”. Isso é ótimo para quebrar o gelo.
Não banque o engraçadinho
Deixe as piadas e brincadeiras para a happy hour. Na verdade, é melhor nem rir. Ross McCammon(9), editor de artigos da GQ Magazine, afirma ser mais sério nas teleconferências do que pessoalmente. O humor geralmente não funciona muito bem nas teleconferências, pois não conseguimos observar as emoções das pessoas, nem ler sua linguagem corporal.
Alyssa Bantle, gerente global de currículos da Crown World Mobility, treina profissionais para que eles possam lidar com as diferenças culturais ao trabalhar com equipes internacionais. Ela afirma que o humor pode ajudar a engajar as pessoas nas teleconferências, mas é preciso ter cuidado. Algumas pessoas podem gostar de ironia, jogo de palavras e piadas, mas outras pessoas podem ter dificuldade para entender ou, até mesmo, podem se sentir ofendidas.
As teleconferências são ótimas para a comunicação com equipes remotas, mas também podem ser uma das maiores ameaças à produtividade
Menos é mais
Faça teleconferências breves e concisas. Prender as pessoas em uma teleconferência interminável não rende nenhuma premiação. De acordo com Laura Stack(10), especialista em produtividade,
45 minutos é a duração ideal de qualquer reunião. Ela acrescenta que as reuniões mais longas devem ser divididas em dois blocos de 45 minutos, separados por um bom intervalo.
Chris concorda e reforça que muitas variáveis podem acabar tornando a teleconferência confusa. “As variáveis são a quantidade de dispositivos conectados, a quantidade de pessoas envolvidas e usar as teleconferências somente para tratar de assuntos que realmente precisam ser discutidos em uma teleconferência”, ele afirma. “Você não precisa de 12, 20 ou 50 pessoas em uma teleconferência só porque há espaço disponível.”
Para tomar decisões importantes, é melhor limitar a quantidade de participantes na teleconferência. Para grupos maiores, é útil manter em mente o experimento de conformidade de Asch(11), principalmente quando há profissionais com menos experiência na equipe. O experimento, realizado por Solomon Asch durante a década de 1950, afirma que “a conformidade tende a aumentar conforme o tamanho do grupo, mas quase não ocorrem mudanças quando os grupos são formados por mais de quatro ou cinco pessoas”.
“A conformidade aumenta quando os outros participantes do grupo são de um status social mais alto. Quando algumas pessoas do grupo são vistas como mais poderosas, mais influentes ou mais experientes, os demais tendem a acompanhar as opiniões do grupo."
Compreenda as diferenças culturais
Os choques culturais, sotaques e níveis de proficiência em inglês dos colegas podem ser obstáculos para as teleconferências globais. Alyssa afirma que, além das complicações óbvias de ter várias pessoas falando ao mesmo tempo e não se entendendo, há outros motivos para a falta de entendimento: as diferenças culturais na forma que ouvimos, interagimos e nos comunicamos. Não compreender ou não se adaptar a essas diferenças pode trazer mais dificuldades para as conferências.
Ela dá o exemplo de uma equipe do Reino Unido conversando com colegas do Japão. Os colaboradores japoneses podem ter dificuldade de acompanhar a fala acelerada dos britânicos, que se sentem pressionados a colaborar com a teleconferência. Do outro lado, o condicionamento cultural faz os colaboradores japoneses aguardarem a sua vez de falar (que nunca chega). Como resultado, pode parecer que eles não têm nada a dizer.
Para evitar esse problema, ela recomenda algumas instruções. Para superar a questão do idioma, faça um revezamento e evite interrupções. Por exemplo, quem conduz a teleconferência pode estabelecer as regras para o revezamento. Em seguida, esclareça e confirme o que foi dito. Pergunte se você entendeu corretamente e incentive as pessoas a repetir conceitos e frases de difícil entendimento. Por fim, pergunte se todos entenderam o que foi dito. Caso haja alguma dúvida, solucione-a. Assegure as pessoas de que foi possível entendê-las e que elas não precisam repetir o que foi dito.
Prefira as videoconferências
A comunicação por vídeo está cada vez mais presente nas nossas vidas, principalmente devido às redes sociais, mas muitas empresas relutam em aderir às videoconferências. No entanto, de acordo com uma pesquisa recente da Wainhouse(12), 74% dos colaboradores que usam recursos de vídeo e webcams nas reuniões gostam de poder ver como os colegas reagem às suas ideias, e cerca de 70% deles sentem que isso aumenta a conexão entre os participantes.
Um estudo realizado pela Forbes Insights(13) com 333 executivos em 2017 mostrou que 62% dos entrevistados concordam que, em comparação às teleconferências, as videoconferências melhoram significativamente a qualidade da comunicação, e esse número sobe para 73% dentre as empresas que crescem rapidamente. Além disso, 50% dos entrevistados acreditam que as videoconferências também melhoram o nível de compreensão.
No entanto, Chris recomenda não abandonar completamente as teleconferências. Ele sugere: “Sempre que possível, faça uma videoconferência com chamada telefônica simultânea. O contato visual é inestimável, mas é difícil contar com a qualidade da conexão à internet de todos os participantes, e isso pode atrapalhar as reuniões. As linhas telefônicas são um pouco mais confiáveis. Por isso, aproveite os pontos fortes das duas ferramentas."
Matthew Jenkin é jornalista dos EUA e ex-editor do Guardian Careers, site da comunidade do jornal The Guardian para pessoas que procuram empregos e que desejam trocar de carreira
Fontes:
(1) https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call
(2) https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends
(3) https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/
(4) https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations
(5) https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html
(6) http://www.andersonfrank.com/
(7) https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call
(8) https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/
(9) https://www.entrepreneur.com/article/243382
(10) https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/
(11) https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf
(12) https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible
(13) https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture
