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A invenção do e-mail foi um avanço enorme, mas administrar as caixas de entrada é uma tarefa que toma cada vez mais tempo das pessoas. Matthew Jenkin apresenta sete formas de reduzir a enxurrada de e-mails.
Todos os dias são enviados cerca de 269 bilhões de e-mails(1). São quase 3,1 milhões de e-mails por segundo. Com a previsão de aumento de 4% no tráfego de e-mails ao ano(2), não é de surpreender que muitos profissionais tenham dificuldade em gerenciar suas caixas de entrada e achem que essa tarefa afeta sua capacidade de trabalhar. Assumir o controle das caixas de entrada abarrotadas é ainda mais importante para empreendedores que têm pouco tempo. Por isso, confira aqui sete formas inovadoras de evitar o colapso dos e-mails em 2019.
1. Utilize a linha de assunto do e-mail
Richard Davies, fundador da empresa de software GPS Global Trak(3), atribui nomes claros aos e-mails, de forma que o destinatário possa avaliar melhor quais mensagens requerem ação imediata. Ele inicia a linha de assunto de seus e-mails com três palavras: "<Info>" para e-mails informativos, "<Ação>" quando o destinatário deve fazer algo e "<Comentário>" para apresentar seu ponto de vista ou feedback.
"Eu recebia mais de 100 e-mails por dia, e o grande problema é que as pessoas não pensam bem no que colocar na linha de assunto. Para empreendedores que contam com equipes cada vez maiores, isso é de extrema importância. Eles precisam saber usar a linha de assunto dos e-mails", afirma ele.
2. Tenha diversas contas de e-mail
A empresária Lana Elie afirma que ter mais de um endereço de e-mail garante que todos os e-mails que possam ser considerados urgentes sejam concentrados em uma caixa de entrada e as notificações apareçam imediatamente no celular ou computador. Outros e-mails são direcionados a uma caixa de entrada que ela verifica em algum momento do dia.
"É muito importante reservar parte do dia para ler os e-mails. Assim, você deixa de adiar essa tarefa e não corre o risco de responder só quando houver uma quantidade absurda de e-mails ou após os prazos", ela adverte. "Eu reservo alguns minutos no começo da manhã para olhar todas as caixas de entrada e classificar os e-mails conforme a urgência. Assim, estabeleço prazos mentais para responder cada um deles."
3. Desative as notificações dos aplicativos
"Nenhum e-mail precisa ser respondido em 10 segundos", insiste Sara Tye, fundadora e diretora geral da redheadPR. "Os e-mails podem esperar, e os alertas na página inicial do celular são distrações. A vibração é ainda pior. Deixe para abrir o e-mail após a reunião. Então, você poderá verificar, priorizar e arquivar tudo."
Os psicólogos concordam, afirmando que as atualizações constantes geram estresse. Um relatório(4) da Future work Centre, empresa londrina que realiza pesquisas psicológicas sobre experiências no espaço de trabalho, descobriu que acessar e ler e-mails com frequência, em decorrência das notificações por push que alertam sobre o recebimento de novas mensagens mesmo com o aplicativo de e-mail fechado, gera sinais de tensão e preocupação.
"O segredo é filtrar", afirma Simon Corbett, CEO da Jargon PR
4. Defina um horário limite para acessar o e-mail
A tecnologia remota transformou tão rapidamente a forma como trabalhamos, que é difícil nos lembrarmos de uma época mais simples, em que as empresas tinham um horário definido para abrir e não se esperava que estivéssemos conectados mesmo fora do trabalho. Richard afirma que os empresários devem fazer justamente isso. Ele diz que a pressão sobre si e sobre a equipe para estar "sempre on-line" é estressante e pode gerar falta de eficiência.
Ele também afirma que, ao enviar e-mails fora do horário comercial, em vez de organizar os pensamentos com atenção e redigir um e-mail claro e conciso, as pessoas disparam diversas mensagens, conforme as ideias surgem.
"Principalmente quando você está delegando tarefas, o envio de e-mails fora do horário aumenta as chances da equipe se sentir sobrecarregada", ele explica. "A qualidade e a estrutura da correspondência são importantes. Muitas vezes, as pessoas escrevem três e-mails para dizer o que um e-mail sozinho daria conta."
5. Aplique filtros às mensagens
Os filtros são fundamentais e, segundo Simon Corbett, o Gmail é ótimo nessa tarefa. O CEO da Jargon PR instrui: "Crie uma pasta ‘Para leitura’ e arquive todos os e-mails que não são tão importantes nela. Se o e-mail for importante e urgente, é uma prioridade e você lida com ele. Se não for, coloque-o na pasta ‘Para leitura’. Às sextas-feiras, reserve uma hora do dia para ler os e-mails que foram para a pasta. Você vai se surpreender com a quantidade de mensagens que não precisa de respostas."
Sara afirma que, em sua empresa, as caixas de entrada devem ter, no máximo, 50 e-mails. Todos os funcionários são instruídos a arquivar, salvar e excluir e-mails enquanto trabalham. Ela afirma que isso diminui o estresse e garante que a caixa de entrada esteja limpa ao final do dia.
Rob Ashton, fundador da Emphasis Training and Emphasis 360, afirma(5) que diversos aplicativos podem ajudar a melhorar o arquivamento e a organização de e-mails. Ele recomenda o Sanebox(6), que arquiva e-mails com base no histórico e no comportamento do usuário. Já o WeekWill(7) envia mensagens de texto e inclusive liga para o usuário em caso de recebimento de um e-mail considerado importante. Assim, é possível desativar o aplicativo de e-mail.
6. Lembre-se dessas três palavrinhas: ação, resposta e lixeira
Richard afirma que essa técnica é útil para gerenciar a caixa de entrada:
Ação: "Se precisa fazer algo, faça imediatamente ou reserve um horário na agenda para realizar essa ação."
Resposta: "Se for necessário responder ao remetente, não deixe a pessoa esperando. Pare alguns minutos e escreva a resposta. Imediatamente. Pense que você já leu o e-mail, e se deixar para voltar para ele depois, você gastará mais tempo relendo a mesma coisa. Depois de começar, termine."
Lixeira: "Não tenha medo do botão Excluir. Livre-se do lixo desnecessário!"
7. O número mágico 15
Às vezes, menos é mais. Richard acredita que isso vale, principalmente, para os e-mails. Sua primeira regra de ouro é não precisar rolar a tela para ler o e-mail. Se ele precisar rolar a tela, é sinal de que o texto está longo e é improvável que o destinatário leia a mensagem por completo. Ele afirma que, em muitos casos, é possível economizar tempo e esforço condensando a mensagem a 15 palavras no assunto do e-mail. Por exemplo, "Preciso daquele relatório até as 16h de hoje, por favor." Nesse caso, não é necessário abrir o e-mail para ler e responder a mensagem. Esse processo mais longo passa a ser desnecessário.
"Se tudo o que a pessoa precisa saber estiver no cabeçalho do e-mail, vocês economizam tempo", ele acrescenta. "Essa prática é boa porque obriga as pessoas a serem objetivas. As pessoas enrolam na maioria dos e-mails."
Matthew Jenkin é jornalista freelancer britânico e ex-editor do Guardian Careers, site da comunidade do jornal The Guardian para pessoas que procuram empregos e que desejam trocar de carreira
Fontes:
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
