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Como fazer reuniões mais produtivas

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Quem não adora uma reunião? Bem, na verdade, alguns de nós não gostam. Aqui, Loulla-Mae Eleftheriou-Smith pede conselhos aos especialistas sobre como reduzir o tempo das reuniões e maximizar os resultados, e algumas ideias foram reuniões rápidas em pé e listas de participantes bem selecionados

 

As reuniões, programadas ou improvisadas, podem ser um campo minado se forem mal conduzidas. Estamos sempre nos envolvendo em discussões de equipe, sendo convocado para atualizações da empresa ou sendo chamados para conversas rápidas, que acabam levando 45 minutos. Se deixarmos essas conversas dominarem nosso dia, podemos acabar sentindo que não temos tempo para o trabalho de verdade.

Uma pesquisa do eShare(1) mostrou que, em média, os funcionários participam de 4,4 reuniões por semana (e consideram mais da metade delas desnecessária). Assim é fácil entender o motivo. Porém, quando as reuniões são bem feitas, elas beneficiam a todos os envolvidos. Aqui, conversamos com alguns especialistas sobre dicas para tornar as reuniões mais produtivas.

Quartas-feiras sem reunião

Além de as reuniões desnecessárias serem uma perda de tempo, elas também podem realmente fazer as pessoas dormirem. Em um estudo europeu recente, realizado pelo Crowne Plaza Hotel and Resorts(2), 34% das pessoas admitiram que dormem em reuniões muito longas, enquanto 23% dizem ter visto alguém pegar no sono.

Ter um dia sem nenhuma reunião é uma forma útil de fazer as pessoas reavaliarem seu tempo, diz Abigail Ireland, consultora de produtividade e alto desempenho: "Reduzir em 20% o tempo disponível para reuniões cria uma sensação de escassez e estimula as pessoas a fazerem este tempo valer durante as reuniões que decidem fazer."

A quarta-feira é um dia excelente para isso, pois temos tempo de parar, avaliar e planejar com antecedência. "Você pode refletir sobre o trabalho dos dois dias anteriores e se planejar para quinta e sexta-feira", diz Ireland. "É uma oportunidade excelente para reavaliar as próximas reuniões e ser implacável: você pode não ir, delegar ou escolher participar."

Reuniões em pé

As reuniões em pé não apenas reduzem o tempo gasto em uma sala de reuniões (pois as pessoas têm menos oportunidade de sentarem e ficar confortáveis), como também podem aumentar o entusiasmo dos funcionários a respeito dos processos criativos em grupo e o compartilhamento de informações, além de reduzir a tendência das pessoas em serem territoriais, conforme mostra uma pesquisa feita pela Universidade de Washington em St Louis, EUA(3).

Tino Triste, diretor de busca estratégica da agência de SEO Tecmark, diz que depois de implementar as reuniões em pé, a duração das reuniões no escritório diminuiu consideravelmente. "Às vezes, as reuniões duravam mais de 90 minutos, quando não precisavam durar mais de 30 minutos", acrescentou. "Agora, esse tempo foi reduzido pela metade. As reuniões são mais concisas, mas continuam proativas. Ficar em pé ajuda a equipe a chegar a um consenso rapidamente e apresentá-lo com maior confiança."

Pessoas em uma reunião vistas de cima

Não entre em uma espiral de reuniões improdutivas

 

Prepare-se

De acordo com a plataforma de colaboração em equipe Attentiv(4), 63% das reuniões nos EUA são feitas sem uma pauta previamente planejada. Como resultado, as pessoas entram em discussões em grupo sem muita ideia do motivo.

A Dra. Clare Collins, professora adjunta de comportamento e desenvolvimento de liderança na Henley Business School, diz ser benéfico para todos os envolvidos irem devidamente preparados para as reuniões, tendo lido antes as informações relevantes, sabendo o que está na pauta e qual o objetivo das pessoas.

"A preparação deve incluir um conjunto bem fundamentado de resultados desejados. Os participantes devem ir à reunião com o material de apoio e outros dados necessários, idealmente distribuídos com antecedência", diz ela. "Discussões longas raramente produzem um resultado mais proveitoso do que uma apresentação concisa dos fatos e a tomada racional de decisões."

Selecione bem os participantes

Você acha que a lista de participantes para a reunião está muito grande? Uma pesquisa citada na publicação Harvard Business Review(5) pode ajudar. Ela sugere que o número ideal de participantes de uma reunião esteja entre cinco e oito pessoas. Um número maior de pessoas pode fazer com que decisões difíceis não sejam tomadas, ou que não haja tempo o bastante para que todos sejam ouvidos, entre outros problemas.

"Convide só as pessoas que precisam participar", diz Louise Lee, renomada secretária particular da empresa de consultoria administrativa Saunders and Lee. "Quando você cria uma pauta, consegue ver que existem temas específicos para pessoas específicas. São essas pessoas que precisam participar."

E se um tema da pauta envolver todo um departamento ou equipe? "A equipe pode nomear uma pessoa para participar da reunião, assim menos pessoas precisarão ser ouvidas", disse Lee.

Use uma disposição personalizada de lugares

Uma pesquisa realizada na década de 1960 pelo psicólogo ambiental Robert Sommer sobre a organização das salas de aula e a participação dos alunos foi aplicada ao comportamento em salas de reunião desde então(6).

"Um truque simples é usar uma disposição de lugares que cultive a mentalidade necessária para uma reunião", diz Richard Harris, coach pessoal e empresarial. "Por exemplo, se o resultado desejado é que a equipe chegue a um acordo, deixe todos do mesmo lado da mesa, para facilitar este objetivo.

"Se você quer que alguém esteja no comando, coloque-o na ponta da mesa, mas se quiser uma atitude mais igualitária, coloque todos em uma mesa redonda. Se quiser uma discussão mais animada, coloque as equipes em lados opostos da mesa, sugerindo um sutil senso de oposição. Pense em dois oponentes sentados um em frente ao outro em um jogo de xadrez."

Adote a reunião de 22 minutos

"Por algum motivo, a duração padrão de uma reunião é geralmente 30 minutos, ou uma hora", disse Stuart Hearn, CEO da empresa de software de gestão de desempenho Clear Review. "O problema é que geralmente as empresas se tornam vítimas da ‘Lei de Parkinson’, que afirma que o tempo que leva para realizar uma tarefa é inevitavelmente ampliado para preencher o tempo atribuído para ela."

É por isso que a empresa dele decidiu implementar reuniões mais curtas, nas quais a diretoria e os funcionários são rigorosos com relação ao tempo, para garantir que seja bom para todos.

Quando se trata de reuniões, vinte e dois minutos são um tipo de número mágico. Nicole Steinbok, que criou o conceito da "reunião de 22 minutos"(7), recomenda nove etapas para aderir a este limite de tempo e se manter eficiente, dentre as quais estão ter uma pauta com objetivos e proibir o uso de telefones.

 


Loulla-Mae Eleftheriou-Smith é uma jornalista da Inglaterra, que escreve para os jornais The Independent, The Huffington Post, entre outros

Fontes:

(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/

(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey

(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html

(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087

(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA