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Na medida que o mercado de trabalho se torna mais global e o número de trabalhadores remotos continua a aumentar, as videoconferências estão se transformando em uma habilidade essencial para profissionais de negócios. Nossa pesquisa mostra que 40% dos funcionários no mundo todo fazem videoconferências, número que chega a 61% na China, e a 60% no México. Mas conduzir uma videoconferência bem-sucedida é mais do que ligar uma câmera.
Fique de olho no seu microfone: primeiro, verifique suas configurações. Na maioria dos softwares de videoconferências, você pode fazer um teste para verificar se seu microfone e sua webcam estão funcionando corretamente. Quando a conferência começar, mantenha o dedo sobre o botão do microfone. De preferência, o melhor é colocar seu microfone no mudo quando você não estiver falando, já que o barulho de fundo pode causar problemas, mas fique pronto para tirar seu microfone do mudo imediatamente quando tiver que responder alguma pergunta.
Prepare seu espaço: uma tomada de cima para baixo pode ser bem desfavorável, sem falar que pode distrair os outros participantes. Você também deve escolher um espaço bem iluminado para fazer sua chamada, para que os outros participantes possam ver você claramente. Caso esteja sol, pode ser que você tenha que fechar as cortinas e ligar uma luminária para evitar reflexo.
Fique focado: durante ligações telefônicas, é fácil verificar e-mails ou continuar trabalhando, mas o elemento visual da videoconferência não permite que você use esse tempo para outras tarefas. Vá para um local sem distrações para evitar perder informações importantes durante a conferência. Se seu home office for barulhento, você pode reservar uma sala de reunião em um espaço da Regus perto de você.
Embora seja tentador ficar olhando para a sua própria imagem durante a chamada, tente manter contato visual com a câmera, especialmente quando estiver falando. Isso cria a ilusão de que você está falando com os outros participantes olho no olho. Se você olhar para qualquer outro lugar na tela, vai parecer que está distraído, mesmo que esteja focado na apresentação.
Seja envolvente e mostre envolvimento: se estiver apresentando a videoconferência, encare isso como se fosse uma sessão de treinamento presencial. Chame os participantes pelo nome, faça perguntas para garantir que eles estão ouvindo você e fique olhando para a câmera. Não leia seus slides apenas (os participantes podem fazer isso sozinhos com o arquivo de Powerpoint). Se você for um participante na chamada, balance a cabeça quando concordar e não tenha medo de fazer perguntas. Quando fizer isso, lembre-se de tirar seu microfone do mudo, olhar para a câmera e se apresentar antes de falar (“Olá, aqui é [nome]. Eu estava pensando…”).
Ao seguir os mesmos princípios e profissionalismo que você seguiria numa reunião presencial, suas habilidades de videoconferência irão melhorar rapidamente.
