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O segredo do gerenciamento de tempo é trabalhar com os seus pontos fortes. Você é um herói, uma diva, metódico, o que gosta de agradar ou perfeccionista? Por Matthew Jenkin
De coaches a aplicativos, há uma infinidade de produtos e serviços que prometem ajudar a administrar sua carga de trabalho e aumentar a produtividade. Mas por que você mal consegue cumprir metade das suas tarefas até o final do expediente, enquanto a Lúcia, do marketing, parece tirar tudo de letra e ir embora no horário? Porque gerenciar o tempo com eficiência não tem a ver com quantas horas trabalhamos, mas sim com as nossas personalidades.
As empresas vêm percebendo que não é possível adotar estratégias padronizadas. Hoje, é comum elas recorrerem a testes de personalidade, como a Tipologia de Myers-Briggs (MBTI)(1), para avaliar seus funcionários. Muitos afirmam que o sucesso do teste MBTI deve-se à sua simplicidade. Com 93 perguntas elaboradas com base na obra de Carl Jung, o teste é usado para avaliar os funcionários e classificá-los em 16 tipos de personalidade, com combinações de introvertidos, extrovertidos, racionalistas, sentimentais, julgadores e perceptivos.
Beverly Flaxington, consultora de gestão e especialista em comportamento, concorda que é necessário levar em consideração o comportamento das pessoas no trabalho para que qualquer técnica de gerenciamento de tempo apresente bons resultados.
"Lembro de quando contratei uma pessoa para me ajudar na organização e para conseguir ser mais eficiente. Ela guardava tudo em caixas, longe dos olhos", Beverly afirma. "Eu sou uma pessoa extremamente visual e gosto de ter as coisas à vista. Essa organização me atrapalhou. Eu mal conseguia trabalhar. Foi aí que comecei a entender que isso tem a ver com a personalidade das pessoas."
Confira abaixo as cinco personalidades mais comuns e como as pessoas podem gerenciar seu comportamento com base nessas informações para melhorar o gerenciamento do tempo.
1. O herói de ação
Como a Mulher Maravilha e o Super-homem, a pessoa com essa personalidade correria para ajudar os outros em um incêndio, sem nem esperar os bombeiros chegarem. As pessoas que têm essa personalidade podem cumprir uma lista de tarefas gigante mais rápido do que você imagina. No entanto, segundo Beverly, na ânsia de concluir as tarefas do dia, elas podem não se atentar a algumas coisas.
Transformação no gerenciamento do tempo: segundo Susy Roberts, coach-executiva e fundadora da consultoria de desenvolvimento pessoal Hunter Roberts(2), essas pessoas se motivam com os resultados e, muitas vezes, não pensam na urgência nem na relevância das tarefas. Ela sugere que os heróis devem desacelerar e considerar a prioridade de cada tarefa, em vez de sair resolvendo tudo o que aparecer em sua caixa de entrada.
Stephen Covey, autor do livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes(3), concorda e sugere a divisão das tarefas em quatro categorias: importantes, não importantes, urgentes e não urgentes.
2. A diva
Ela é a estrela das festas do escritório, mas é difícil entender como ela consegue trabalhar, pois está sempre participando de alguma conversa. Essas pessoas são animadas, simpáticas e comunicativas, e gostam de se divertir. Porém, elas cumprem poucas tarefas ao longo de um dia de trabalho. Segundo Susan, as divas geralmente falam muito sobre suas conquistas, dando a impressão de que são mais produtivas do que na realidade são.
Beverly explica como isso acontece: "O tempo voou. A diva achou que conseguiria dar conta de 15 itens da sua lista de tarefas hoje, mas aproveitou para conversar e se divertir, e nem viu a hora passar."
Transformação no gerenciamento do tempo: ter estratégias é algo ótimo para esse tipo de pessoa. Em projetos grandes, Beverly sugere a divisão do trabalho em pequenas tarefas, com prazos. Além disso, é necessário lançar mão de lembretes. Usando uma agenda, é possível administrar eventos profissionais e pessoais em um só lugar, o que deixa o processo mais rápido e mais simples, diminuindo os casos em que é preciso remarcar compromissos.
Saber gerenciar o e-mail também é fundamental. De acordo com uma pesquisa realizada em 2012 pelo McKinsey Global Institute(4), em média, os profissionais passam mais de um quarto do dia de trabalho lendo e respondendo e-mails. A pesquisa descobriu que administrar e-mails é a segunda tarefa que consome mais tempo dos profissionais, logo atrás de "tarefas relacionadas ao cargo específico".
Em uma publicação da Fast Company(5), o especialista em marketing e vendas Zach Hanlon afirma que o segredo é parar de "organizar" os e-mails por assunto e começar a avaliá-los pensando em prazos. Ele afirma que a caixa de entrada não é uma lista de tarefas e sugere a criação de cinco pastas que indiquem a urgência e importância dos e-mails.
3. O metódico
"Devagar se vai ao longe" é o lema desse tipo de personalidade. Susy explica que essas pessoas são detalhistas e cautelosas e tendem a realizar as tarefas de sua própria maneira. Elas são ótimas em planejar e definir prioridades, mas algumas pessoas acham todo esse cuidado desnecessário e outras se irritam com a lentidão delas. Além disso, por serem muito dedicadas ao trabalho, elas evitam delegar.
Transformação no gerenciamento do tempo: Beverly afirma que confiar uma tarefa a outra pessoa não faz parte do "modus operandi" dessas pessoas. E ela sugere: "Avalie as tarefas do dia e escolha três ou quatro nas quais você precisa se concentrar. Separe o que você realmente precisa fazer e decida quais tarefas delegar."
A dificuldade em delegar parece ser algo comum. Um estudo de 2007 sobre gerenciamento de tempo(6) descobriu que cerca da metade das 332 empresas avaliadas se preocupavam com a dificuldade de seus funcionários em delegar. Em um artigo para a Inc(7), Jayson DeMers, fundador e CEO da agência de marketing de conteúdo AudienceBloom, sugere como os líderes podem lidar com esse problema. Além de priorizar as tarefas, ele sugere atribuí-las às equipes com as habilidades mais relevantes, em vez de delegar às equipes que estão com menos trabalho, por exemplo.
4. O que gosta de agradar
São as pessoas com as quais você sempre pode contar na equipe. Elas estão sempre prontas para ajudar os colegas. Claro que dedicação é algo bom, mas as pessoas com esse tipo de personalidade têm dificuldade em dizer "não" e podem acabar assumindo muito mais tarefas do que conseguem realizar. Assim, elas acabam fazendo hora-extra ou não cumprem prazos, Susan explica.
Transformação no gerenciamento do tempo: Hilda Burke(8), psicoterapeuta e coach de vida, afirma que essas pessoas precisam aprender a dizer "não". "Essa reprogramação pode levar tempo, mas é possível", ela diz. Ela também afirma que, para as pessoas que continuam com dificuldade em dizer "não" e se sentem sobrecarregadas, é importante fazer pausas.
Parece óbvio, mas uma pesquisa apontou que os intervalos regulares aumentam a produtividade. O DeskTime, um aplicativo de produtividade que monitora o uso do computador, descobriu que o intervalo ideal deve durar 17 minutos. Em 1999, o Laboratório de Pesquisa de Ergonomia da Universidade Cornell usou um programa de computador para avisar quando os usuários deveriam fazer seus intervalos.
O projeto concluiu(9) que "os usuários que receberam os alertas [para parar de trabalhar] apresentaram desempenho 13% melhor do que os colegas que não receberam alertas". Esse método simples, mas eficaz, serve de base para muitos aplicativos, do Marinara Timer(10) ao PomoDone(11).
5. O perfeccionista
As pessoas com esse tipo de personalidade levam mais tempo para realizar as tarefas, mas se concentram muito mais na qualidade do que na quantidade. Beverly explica que fazer as coisas do jeito certo é tão importante para essas pessoas, que elas podem se sentir sobrecarregadas e ter dificuldades quando há muito trabalho. Elas também ficam muito estressadas quando são pressionadas.
Transformação no gerenciamento do tempo: o excesso de trabalho é o principal inimigo do perfeccionista. Uma caixa de entrada desorganizada e cheia de mensagens não lidas pode ser um pesadelo para essas pessoas. Como o tráfego de e-mails deve aumentar 4%(12) por ano, quanto antes esse problema for resolvido, melhor. Felizmente, há diversas formas para lidar com o excesso de e-mails.
Uma das estratégias mais conhecidas é a "inbox zero". Com ela, você mantém a sua caixa de entrada sempre vazia, ou praticamente vazia. Seu inventor, Merlin Mann, afirma(13) que há cinco opções para cada nova mensagem recebida: excluir, delegar, responder, adiar ou executar. Assim, a sua caixa de entrada se torna uma lista de tarefas e demanda decisões difíceis sobre definição de prioridade e execução com eficiência.
Matthew Jenkin é jornalista freelancer britânico e ex-editor do Guardian Careers, site da comunidade do jornal The Guardian para pessoas que procuram empregos e que desejam trocar de carreira
Fontes:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
